پس از تشکیل ستاد برگزاری " کنگره شهداء مهندس استان" در دانشگاه صنعتی همدان و راه اندازی صفحه ویژه کنگره در سایت دانشگاه، دیدارهای هماهنگی اولیه با مسئولین استانی در جریان است. در این دیدارها ضمن معرفی توانمندیهای فرهنگی دانشگاه، اقدامات و برنامه های کنگره شهداء مهندس استان، تبیین شده و مقدمات همکاریهای آتی با دستگاه های مسئول انجام گرفته است. جلسه با معاون فرهنگی بنیاد شهید استان، آقای خلیلی و جلسه با سرهنگ عاتف، مسئول بسیج مهندسی استان و سرگرد بیرامی مسئول بسیج صنعتی استان و آقای گلمحمدی مسئول دوره اسلام ناب سازمان بسیج دانشجویی در دفتر معاونت فرهنگی و دانشجویی دانشگاه انجام شد. در آخرین دیدار جلسه هماهنگی اولیه با مديرکل دفترامور اجتماعي و فرهنگي استانداری همدان در تاریخ  هشتم تیرماه 1401 در دفتر آقای غلام رضا فریدونی در استانداری برگزار گردید.در این دیدار برلزوم همکاری همه دستگاه ها در تهیه لیست شهداء مهندس استان و برگزاری کنگره تاکید شد.

سایر دیدارها در حال هماهنگی و برنامه ریزی است.

​​​​​​​